协查流动人口函是机关依法向相关地区或者单位发出的公文, 这种公文的目的是为了请求协助查询特定流动人口的登记信息, 还有核实他们的居住地址以及活动轨迹等事项。这份函件必须以签发单位的官方名义进行出具, 而且必须要加盖公章。主送对象必须明确具体, 请求帮助的事项也要具体, 并且具备可执行性。
法律依据
协查函的发出, 必须是根据《中华人民共和国人民法》第九条、治安管理处罚法第七十七条, 还有机关办理刑事案件程序规定里面的这些相关条款来办理的, 同时, 还得是要照着中华人民共和国人口与计划生育法当中, 关于流动人口服务管理的那些个有关规定去做才行。
发函的那个单位, 肯定是得具备相应的管辖权限, 请求事项那也肯定得是在法定的职权范围内的。
函件结构
撰写协查流动人口函的时候, 应当遵循以下这个顺序。
1. 文号的内容一般是由机关代字加上年份, 再连上序号构成的, 例如像"×公（×）〔2026〕×号"这样的格式。
2. 标题: 居中书写, 格式为“关于协查×××流动人口的函”。
3. 主送单位: 需要顶格书写被协查地区的名称或者单位的名称, 这样才符合要求。
4. 正文需要说明协查的事由, 提出请求事项, 明确时限要求, 以及给出回执的方式。
5. 落款这一项内容，需要填写发函单位的全称, 然后加盖公章, 最后再附上日期。
6. 附注: 这指的是联系人的姓名和具体的电话号码, 还有接收回执信件的邮寄送达地址。
正文核心要素
正文应当将以下各项内容逐一记载清楚, 不得遗漏任何一个项目。
协查事由: 简单说明一下案件是哪一个编号, 或者是什么行政管理上的事项, 把这些交代清楚, 然后讲明为什么要针对这个流动人口去寻找帮助来调查情况。
被协查人信息这一项, 需要填写的内容包括姓名, 需要填写的内容包括性别, 需要填写的内容包括身份证号, 或者是可以被用来替代身份证号的身份标识, 需要填写的内容包括最后已知的住址, 以及近期发生过的活动区域。
请求事项, 这部分内容用来明确地请求对方去协助完成那个具体的动作, 举个例子说吧, 你可以写, “请协助核实该人员是否在本辖区居住”, 又或者你可以写, “请提供其现居住地址及入住时间”, 还可以写, “请协助调取×年×月至×月的出租屋登记记录”。
时限, 要讲清楚答复的最后期限, 通常情况不要超过十五个工作日, 要是遇到紧急的案件, 时间可以缩短到五个工作日。
关于 回执要求 , 需要说明的是, 回复的形式要是书面的回执, 也可以是系统的反馈。同时要把回复的渠道讲清楚。
注意事项
函件需要经过咱们单位里面的法制部门进行审查和确认, 只有这样, 才可以把信件发出去, 这样才能保证信里面用的词句是严谨的, 提出来的要求也是符合法律规定的。
当涉及到公民个人信息的处理情况的时候, 必须在发出的这份函件文本里面把这样的话明确地写出来: 本函所涉信息仅限协查目的使用, 不得向无关第三方披露。
跨地区协查这件事, 在原则上呢, 是通过上级的机关来进行协调的, 或者是直接进行对口联系, 这样做的目的是为了要避免多头函件这种情况的发生。
等那个回执收回来以后, 应该去本单位的那个协查台账里头把情况登记一下, 然后归档弄好, 保存的时间长度不能短于5年, 具体就是从案件办理完结那个时间点往后数的5年内都要保存着。
范文（节选）
××市局××分局。
> 关于协查×××流动人口的函
> ×公（刑）〔2026〕×××号
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> ××市局××分局：
我单位正在办理编号为×××的案件, 该案件的名字是×××, 为了核实犯罪嫌疑人同伙××的具体情况, 我需要去调查他的居住状况和日常活动轨迹, 这个人他是男性, 身份证号码记录为×××, 我们需要关注的是他在过去三个月时间里, 于本辖区范围内的相关动静。
现在请求你们单位帮忙做一下这一些事情, 第一个是去检查清楚那个人到底是在我们这边登记住了没有, 第二个是如果已经办好了登记手续的话, 就要把当前的居住地址、什么时候开始入住的以及出租房屋具体的登记信息都提供出来, 第三个是帮忙去拿取他在最近三个月之内出入辖区时候的那些门禁记录或者访客信息。
请你务必在2026年×月×日这个日期来临之前, 将书面回执邮寄到我们单位那边来, 具体地址是×××, 你可以联系×××这个人, 或者拨打×××这个电话号码进行咨询, 关于本函所涉及的这些信息内容, 仅限用于当前这件案件的侦办事情之中使用。
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> ××市局××分局（盖章）
> 2026年×月×日
