流动人口计划生育联席会议的记录文书, 是由各级卫生健康部门也就是之前的那个人口和计划生育部门来组织的, 它用来推动各个部门之间进行协作, 目的是为了做好流动人口在计划生育服务以及管理工作方面的推进任务。
这是法律规定的正式文件, 具有存档留下备查的功能, 同时也具备承担责任的依据作用。这份记录必须要做到五个关键要素全部齐全, 语言表达要规范得体, 签字手续要完整无缺, 下面将会给出一份标准的格式模板以及书写时的关键要点说明。
记录标准模板
流动人口计划生育工作联席会议记录
时 间：20XX年X月X日 时 分
地 点：XXXX会议室
主 持：XXX（职务）
参会人员：区卫健局、分局、住建局、市场监管局、民政局、
人社中心、XX街道（镇）等X个单位负责人及业务骨干
记 录：XXX
一、会议议题
（简述本次联席会议讨论的核心事项流动人口计划生育联席会议记录，如：上半年流动人口
计生服务覆盖率通报、下季度重点整治任务部署等）
二、各发言要点
1. 区卫健局：……（数据通报、政策依据）
2. 分局：……（信息比对、落户核查情况）
3. 住建局：……（租房登记联动）
4. ……（按发言顺序逐一记录）
三、议定事项
1. ……（责任单位、完成时限、具体标准）
2. ……
3. ……
四、会议要求
（主持人总结部署流动人口计划生育联席会议记录，强调纪律与落实）
记录人签字：__________
主持人签字：__________
（加盖单位公章）
写法要点
1. 把时间还有地点详细到具体的分钟这个级别, 去避免出现像上午或者下午这种比较模糊的表述。
2. 请把参会人员的全单位全称以及职务都书写完整, 如果是由他人代理参加的, 就注明受XX委托参加。
3. 关于发言记录的归口格式,需要使用类似于“XX单位:……”这样的表达方式, 严禁采用如“某某同志说”这样的叙述手法, 如此做的好处在于能够体现出部门之间的协同合作情况, 而不是侧重于个人的表达意愿。
4. 把议定好的事项一条条地进行编号, 每一条都要清楚地标明是由谁来做, 具体做什么工作, 要在什么时候之前完成, 以及什么样的结果才算通过验收, 千万不要使用比如说要加强或者是说重视这类没有办法进行量化衡量的空泛词句。
5. 数据引用注明口径, 例如可以写为“截至二〇XX年X月X日, 辖区流动人口达到X人其中育龄妇女是X人已办理流动婚育证明的是X人”。
归档与注意事项
会议记录需要在工作结束以后的3个工作日内这段时间里面, 由专门的人去把那些信息全部整理好, 然后要把这个东西交给主持人去看一下, 确认是对的以后就可以进行归档保存了, 这些资料要放在仓库里, 存放的时间长度是绝对不会少于15年这么久的。
对于涉及身份证号、婚育状况这些信息的情况, 归档件是按照个人信息保护法这个规定来进行脱敏处理的, 然后原件上面会标注“内部资料·不得外传”这两个字。
在年度的联席会议这里面的情况, 原则上它不少于2次的这样一个要求, 也就是在上半年和下半年要各有1次, 至于临时会议的话呢, 那是得看任务的需要去召开, 但是不管是哪种性质的会议, 都必须形成独立的单独记录。
记录文本应当统一采用仿宋GB2312字体的三号字号, 并且使用A4纸张, 页面的上下边距设置为2.54厘米, 左右边距设置为3.17厘米, 这一要求在格式方面需要与机关公文的格式保持高度一致。
这些模板都是参考了现行的相关条例而制作出来的, 其中涉及《流动人口计划生育工作条例》, 并且还结合了国家卫健委关于流动人口卫生计生服务管理的现行文件。所以各地都可以依据自己当地的实施细则来进行操作。大家可以在操作中增加一些具体的字段, 这样能够更好地贴合本地的实际情况。
