流动人口计划生育联席会议记录这个文书, 它是由各级卫生健康部门去牵头组织的。这里头有个情况就是, 这些卫生健康部门的前身是原来的计生部门。他们把、民政、人社、住建这些部门联合起来一块儿做事儿。做的事情是什么? 就是对辖区里面流动人口的计划生育管理工作和服务方面的那些事项进行会商。
同时也要把这些工作安排下去进行部署。还要把这些情况通报一下或者告诉相关人员。当大家在一起讨论、安排和通报的时候, 就会形成这么一份正式的文书。这份记录最核心的功能到底是个啥。一份合格的记录必须要做到六要素齐全, 同时表述要做到客观, 而且结论还要明确。
记录必须包含的标准要素
一份完整的联席会议记录应该包括下面这些字段, 这些都是不能缺少的项目。
会议基本信息: 指的是会议的名称必须是全称, 会议的召开日期以及开始的时刻和结束的时刻是多少, 具体是在哪一个地点开的, 由谁来当主持人, 又有谁在负责做记录。
参会的人员应当填写各成员单位的完整名称, 同时还要写出出席代表的姓名以及他们所担任的职务和单位信息。如果有单位因为某些特殊的原因没有办法到场参加, 那么在这种情况下是需要特别注明原因的。
这次会商需要讨论的那些具体事情, 要把它们一个一个的顺序列出来。
针对各部门的发言要点, 应当依据发言先后顺序来进行记录, 需要做到每个人、每个单位的情况都单独记载其通报内容或者提出的意见, 千万不要将其笼统地概括为类似大家一致同意这样的话存在。
会议决议的内容包括, 要明确规定责任分工的情况, 要明确完成时限的要求, 要明确牵头单位是哪个, 还要明确配合单位是哪个。
这里有一个关于签发以及归档信息的说明, 其中的具体内容包含了会议召集单位负责人需要进行签字操作, 同时也需要有记录人来进行签字, 此外还要填写归档编号, 并且必须加上密级标识。
记录模板（可直接套用）
> ××区流动人口计划生育管理联席会议记录
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会议的时间是从二零××年×月×日, 也就是星期×，的×时×分开始, 一直持续到×时×分结束。
会议举行的地点是××区行政服务中心×楼×会议室。
主持人是×××, 也就是区卫生健康局的党组书记、局长。
> 记 录 人：×××
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> 出席单位及人员
区卫生健康局由×××和×××代表, 区分局由×××代表, 区民政局由×××代表, 区人社局由×××代表, 区住建局由×××代表, 区流动人口服务中心由×××代表。出席情况如上所示, ×××缺席了会议, 需要说明缺席的具体原因。
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> 会议议题
通报, 本季度的流动人口, 在婚育状况方面, 的摸排情况。
针对下半年的流动人口一站式服务窗口实施优化方案的部署工作。
3．协调好, 来解决, ××街道流动人口计划生育协管人员经费的拨付问题。
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各部门在发言之中, 其重点内容要点如下所示。
区级卫生健康行政部门方面, 有相关人员进行情况通报, 并且对于所提及的内容进行了逐条详细的记录操作。
向那个地方的区域局提交相应的东西, 具体的名字是×××, 后面跟着省略号。
> （依照大家发言的先后顺序, 对相关内容做出逐一的记录）
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> 会议决议
这项工作是由区住建局来牵头的。需要各单位在×月×日这个日期之前, 完成对××街道×处出租房屋流动人口信息的核查工作。参与这项工作的配合单位包括区分局以及各街道。
区财政局会配合区人社局, 在规定的×月×日前完成拨付操作, 向协管人员发放的经费总额是××年度所需的××万元。
下一次联席会议, 它定在了那个月份和日期的时候召开, 在那个时候将通报之前所说的那些事项的落实情况。
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在此处需要由主持人完成签字的动作, 同时还需要由记录人完成签字的动作。
现在我们来对这句话进行说明, 归档编号的具体内容是由相关机构确定的, 其中密级的界定为内部, 这意味着该文件仅供内部人员查阅。
撰写要点与注意事项
1. 客观记录,不加评论。 这里只记谁说了什么、决定了什么, 不写我认为、建议等主观表述。
2. 决议必须可量化。 每一项决定都要落实到具体的单位, 具体的责任人, 还有明确的截止时间, 一定要避免使用像“加强”或“抓紧”这样模糊不清的措辞。
3. 对敏感数据进行脱敏处理。当涉及到流动人口的个人的身份证号码, 还有婚育历史等等这类隐私信息的时候, 在记录之中仅仅只是标注着有×条这样的信息流动人口计划生育联席会议记录流动人口计划生育联席会议记录杭州市上城区明德公益事业发展中心，而不会把每个人都逐一地列明出来那些详情, 同时那些原始的数据会被另外放在独立的册子里去密封好存放起来。
4. 进行当场确认。在把记录的事情做完以后, 需要等到会议要结束之前的这个时候吧, 赶紧把它拿去给主持人看看, 也给各个单位的代表瞧瞧, 让大家都在上面签个字看一看, 要是发现有没有写到的东西遗漏掉了的话就得马上在现场给它补充上去。
存档与查阅管理
关于联席会议记录的归档工作, 需要严格遵循“一会一档”的原则进行存档处理。这些记录材料的保存期限必须确保达到至少15年之后, 而对于那些涉及到个人权益的材料内容, 则需要按照专门针对这类情况的档案管理法律规定来进行长期且持久的保存安排。
如果任何人员想要查阅相关文件资料, 都必须事先获得负责召集该会议的单位负责人的正式批准才可行动当获取复制件的时候, 需要在复制件之上加盖明显的复制件印章标识, 并且要在上面清楚地注明使用该文件的具体用途是什么同时, 相关的原件材料是绝对不允许被借出使用的。
前面讲的那些, 就是流动人口计划生育联席会议这个事儿的完整规范以及可以实际操作用的模板, 各相关单位只要照着上面的样子去做就行了。
