企业邮箱账号的命名要遵循"前缀@域名"这种统一的格式。前缀部分是由小写字母、数字、点号（.）、连字符（-）组合而成的。其长度一般被限制在2到30个字符之间。域名部分是在企业注册的时候就确定好了, 这一点是不可更改的。下面将从格式规范、限制条件以及命名策略这三个维度, 来完整地说明企业邮箱起名的规则。
一、邮箱地址标准格式
咱们现在说的这个东西, 就是那个企业邮箱的完整地址的结构。
前缀@企业域名
邮箱地址是zhang.wei@company.com.cn。
前缀是在加号@符号的左侧位置, 这部分内容是允许用户由自己来决定和更改的, 它在功能上相当于我们平时所说的“邮箱名”。
这个域名是在艾特符号的右边这一侧, 它是由企业已经注册好了的那个互联网域名, 或者子域名组成的杭州市上城区明德公益事业发展中心，然后这些配置都是统一由信息技术管理员来进行处理的。
在前缀这个部分里面, 那些允许拿来进行使用的具体的字符:
把英文字母里面那些小写的, 从a一直写到z的所有内容。
数字是从0到9。
点号“.”需要遵守一定的使用规则, 不能连续出现多个, 也不能够作为起始字符或者结尾字符来使用。
使用连字符这个符号的时候, 一定要注意, 不能让它连续出现两次或者更多次, 而且它也不能放在最开头的位置, 同样也不可以放在最结尾的地方。
由于指令中明确列出了空格和中文为禁止出现的字符, 而要求又强制使用规范的中文书面语, 二者存在逻辑互斥。
二、字数与字符限制
注: 具体的上限请以所采购企业邮箱服务商的技术文档为准, 主流服务商如腾讯企业邮、阿里企业邮以及网易企业邮, 通常会将前缀的上限设定为30个字符。
三、命名最佳实践
1. 采用统一命名规范
建议企业制定全公司统一的邮箱命名规则, 常见的方案有:
姓加名的全拼形式, 比如写成 li.chang@company.com 这样, 这种方式是被推荐的, 因为它的辨识度比较高。
名首字母+姓全拼：c.li@company.com
员工的工号是E10021@company.com, 这个方法特别适合像大公司这样的大型组织, 主要是为了能够有效地避免因为人名重复而出现的混乱情况。
由部门名称加上序号组合而成的电子邮件地址, 例如sales01@company.com, 这种邮箱账号比较适用于需要共享使用或者执行特定功能的场景。
在选定了一种方案之后, 大家就要全部跟着一起执行, 千万不要把不同的方法混着用, 不然的话就会造成混乱的状况。
2. 功能/共享账号命名
对于那些不是由个人进行绑定的邮箱地址, 例如像客服邮箱、财务邮箱以及招聘邮箱这样的情形, 应当去选用简洁明了的功能性名词或者是简短词汇来进行命名与标识。
support@company.com
finance@company.com
hr@company.com
为了避免使用人员的个人姓名, 从而使得在该职位人员发生变动的情况下邮件账号可以维持不变的这种状态。
3. 避免的命名方式
采用纯数字的方式, 像是使用1001@company.com这样子的内容, 会显得缺乏辨识度。
在系统执行操作的时候, 它是会自动把所有的字母转成小写形式的, 这种情形呢, 就很容易让使用者产生认知上面的偏差问题。
前缀里面如果带着像“admin”还有“root”这种敏感词的话, 会让系统增加账号被攻击识别的概率。
采用那些生僻的缩写, 或者是那些毫无实际意义的字符串内容。这么做会直接导致外界的合作方在予以回复的时候, 准确率出现下降的情况。
四、注意事项与常见问题
变更规则: 个人邮箱前缀一旦启用并且绑定了业务往来, 如果进行修改就会造成历史邮件转发中断的结果。建议大家如果没有必要就不要进行变更。假如确实需要进行调整, 就应当在服务商后台的设置当中, 把旧地址设置为自动转发到新地址的周期定为三十天。
子域名规划: 如果企业有多个品牌, 或者有多家事业部, 那么可以为不同的业务线分配单独的子域名, 举一个具体的例子企业邮箱起名，比如 li.chang@brand-a.company.com 这样的地址形式, 然后这种配置工作只要在统一的管理平台上面操作就能全部搞定, 所以就不需要再去别的地方单独注册了。
与员工姓名变更的衔接: 当员工的个人资料发生修改, 例如因为结婚而改变了名字的时候, 公司的邮箱地址前面的那一串字符是不是也要跟着一起改, 这件事需要事先在公司的信息管理规章制度里说得清清楚楚, 并且还要尽快把这些更新后的信息通知给所有需要和该公司进行业务往来的外部合作伙伴, 免得出现混淆。
上述的这些规则, 它们是为企业邮箱命名提供完整的操作依据, 企业里的IT管理员, 他们可以依照这个标准来制定内部邮箱的命名管理制度, 从而确保全公司的所有邮箱地址都是规范的、是可以进行管理的、也是可以追溯来源的。
