流动人口台账怎么做？字段、格式、更新周期一次讲清

01.核心定义与适用对象

流动人口台账, 这是一种标准化的信息记录工具。它主要用于对流动人口进行动态登记和分类管理。这些流动人口的界定, 是指户籍不在本辖区的人员。他们在本辖区内居住或工作的时间需要达到七天以上。比如在本范围内居住、务工或者租房的情况都包括在内。

建立这个台账的主体, 主要包括基层社区的组织机构。具体来说就是村居的相关部门。还包括企事业单位的管理人员。当然, 出租房屋的房东也是重要的主体之一。所有这些操作, 都是依据属地管理的原则来执行的。目的就是把本辖区内的流动人口情况记录清楚, 管理到位。

这个适用的主体范围, 包括了社区的居委会或者村里的村委会, 还有网格管理这一层级的单元, 以及用工单位里面的人事部门, 同时也涵盖出租房屋的管理人, 以及那些群租房集中居住的场所负责人。

我们说这个法律依据, 它是包含了几样东西的。首先是那个《居住证暂行条例》, 这个是国务院令第700号, 在一块儿二零一七年一月一日开始实行的, 里面第三条和第十条都算是依据。

还有, 就是那个《流动人口计划生育工作条例》, 是国务院令第557号, 这里头的有关登记的那些条款也得算上。另外, 各个省、各个市出台的流动人口服务管理实施办法, 还有基层治理、治安管理体系那边儿对台账工作提的具体要求, 这些也都是我们的法律依据。

02.台账必须包含的核心字段

一套合规的人口流动管理数据, 至少需要包括下面这些栏目。我们按照哪些是必须填写的, 哪些是可以选择性来填这个分类, 具体如下:

03.台账建立的五步操作流程

第一步：摸底排查

可以通过楼栋长和网格员去入户走访这种方式, 也可以使用出租房屋登记的方式, 还可以利用用工单位进行报备, 从这些不同的渠道出发, 对信息进行采集, 要做到每一户都被收集到信息, 每一个人也都逐一被获取了相关数据。

要进行重点排查, 具体包括新入住的人员、出租屋里的群租房情况、工地上的临时住所, 以及网吧或者是出租店从业人员集中居住的地方。

第二步：信息核对

把收集到的信息拿出来, 跟身份证原件、居住证或者居住登记卡、还有用工合同以及租房协议这些材料进行对比, 看它们是否吻合。

如果发现信息存在矛盾, 比如身份证上的地址和本人说的一致不一致的情况, 那么在当场就要要求那个人去进行更正, 并且要让他签字来确认这一事实。

第三步：录入建册

纸质台账这种事儿, 得用那种统一编了号的表格来弄。你得一行一行地写进去字。写的字迹得清清楚楚的。绝对不能动手去涂改它。要是真有必要修改的话, 必须在那个地方划个线。然后还在旁边签个字才算数。

需要建立电子台账, 要把那个在辖区里指定的流动人口信息管理系统, 或者那些通用的电子表格也就是Excel表格给利用起来去录入相关信息。这里的字段内容和之前的纸质记录要保持一致。

一个人占用一行, 不允许将多人的信息合并填写, 如果同一个地址住了多个人, 必须要每个人单独进行登记。

第四步：分类归档

根据居住的原由来进行划分, 具体可以分为务工、经商、就学以及其它情况等几种类型。

按照管理的重点任务进行明确的标注, 要标示出该对象是否归属于治安重点关注的范畴, 要说明其是否正在享受相关的公共服务待遇, 以及指明是否有必要对其进行后续的跟踪服务工作。

纸质方面的台账要按楼栋或者是单元这样的分类来装订, 然后把它制作成册子, 电子方面的台账需要每个月进行一次备份的操作。

第五步：公示与告知

将纳入台账告知本人流动人口台账，说明信息保护义务。

把登记完成的情况告知房屋出租人, 并且把登记完成的情况告知用工单位。

应当在小区的公共公告栏或者业主组成的在线群组当中, 向社会公众公布关于登记工作完成的比例情况, 同时绝对不可以对外暴露任何个人的具体详细信息。

04.动态更新机制（关键要求）

流动人口这个台账, 它可不是那种建好了就再也不管的静态表格哦, 它非得实行动态管理不可才行。

在各地基层, 通常都会把季度核查这一项工作纳入到网格员的考核指标里面去, 具体的核查频次要以当地的街道办事处或者是乡镇所发布的年度工作部署来确定。

05.填写规范与常见错误

1. 身份证号码这个事, 必须是一个数字一个数字地仔细去核对, 绝对不能够靠着脑子记下来就去填那个表格。在数据录入工作完成以后, 还得至少安排两个人一起去复盘检查一遍。

2. 请现在居住的具体地址填写到最小的单元级别, 格式必须是某路某号某小区某栋某室这样的具体样子, 绝对不允许填写比如大概住在某条街这样模糊不清的信息内容。

3. 在填写联系电话的时候, 需要填上你自己在平时最常用的那个号码, 并且这个号码绝对不能是中介的那一个或者房东的那一个。如果遇到确实没办法获取到联系的情况, 就在这里面注明“暂无法联系”, 并且还要做一个标记, 显示出这里的东西是需要去进行核实的。

4. 不得用“未核实”或者“待定”来做正式内容, 那些还没有核实的资料, 需要单独写到一个叫做“待核实清单”的地方里去, 不可以把它们加到已经确认的台账里混在一起。

5. 纸质台账进行修改的时候, 必须划上一条单线来进行修改, 并且要在上面签上自己的名字, 绝对不可以使用涂改液或者刮擦这样的方式。

6. 电子台账的权限管理, 要指定专人负责操作。导出的文件需要进行加密处理。不可以把文件通过个人的微信进行传输。也不可以上传到没有加密功能的网盘里。

06.信息安全与法律责任

流动人口的信息是个人敏感信息, 所以在采集的时候, 在存储的时候, 在使用的时候, 还有把数据销毁的时候, 每一个过程都必须要去遵守那部《中华人民共和国个人信息保护法》里的规定流动人口台账，这部法律已经在一月一日施行了, 年份是二零二一年的十一月。

台账保管主体要对信息泄露承担法定的责任, 因为管理不善导致了信息外泄的, 要依据《个人信息保护法》第六十六条到第七十二条的规定, 承担行政责任甚至刑事责任。

电子台账必须存放在那些能够具备第二级别以及更高等级防护功能的系统里；纸质台账要放在带有锁具的文件柜里面, 同时在借阅的时候要登记记录。

对于那些人员离开岗位已经超过两年时间, 而且已经确认他们不会再回来的原始记录来说, 在经过正式的审批环节之后是可以进行销毁操作的。

在执行销毁工作的时候, 必须要把相关的销毁记录保留下来, 这份记录是需要写明清楚具体的时间点、是用什么样的方式进行销毁的、经手办理这项工作的人是谁以及在旁边监督销毁这项工作并签字确认的人都有谁。

07.常见问题解答

Q1：流动人口本人不配合登记怎么办？

由网格员或者社区工作人员进行上门操作, 他们会把登记这件事情所涉及的法律规定告知给大家。具体的法律依据是居住证暂行条例的第10条。根据条文规定, 流动人口在到达居住地以后, 必须向所在居住地的派出所去申报居住登记信息。

如果当事人仍然拒绝配合, 那么就应当如实记录下来形成书面档案, 并及时上报给街道层面的流动人口服务管理部门, 让他们协同起来处理后续问题。如果是房屋出租方拒不办理登记事宜的话, 出租人就必须承担与之相应的行政责任后果。

Q2：台账是纸质好还是电子好？

目前, 在各地的普遍情况中, 主要的要求是采取电子台账作为核心, 同时辅以纸质台账。采用电子台账的主要优势在于它便于进行统计工作、便于后续的快速检索以及便于与上级系统实现对接工作。

而纸质台账的作用则是为了在入户采集信息的时候能够即时产生记录, 并且用于长期的存档和日后的查阅核对。具体的操作方式需要以当地所在区县官方所下发的模板格式的具体规定为准。

Q3：用工单位是否需要单独建台账？

答案是需要的。用工单位对本单位里面务工人员里的流动人口, 是有责任进行登记和报备的。这个依据是居住证暂行条例的第九条法律文件。因此, 用工单位必须建立起针对本单位流动人口的名单花名册, 并且要按照每季度的频率, 向地方所属的街道主管部门报送一次相关信息数据。

Q4：群租房、工地板房等特殊居住形态如何登记？

采取逐人登记的方式, 绝不能简单用“一顶帐篷住8个人”这种话一笔带过。每一个居住点都必须单独编号, 要记录实际住在里面的人有多少、房间是怎么分配的、房子的安全状况怎么样, 同时还要标注出来有没有拿到合法的出租手续。

Q5：台账数据能否用于商业目的或对外提供？

答: 绝对不行。相关资料只限于用来进行法定的管理和提供相应的服务, 如果没有得到本人的允许, 是不能够提供给任何第三方的；如果确实是因为受到司法或者行政执法工作的需要而必须去调取这些信息的话, 那就必须要凭借有效的法律文件才行, 并且还需要由负责保管这些台账的主体来出具记录并留存在那里。

08.台账参考模板结构（可直接套用）

×××社区（村）20××年度流动人口登记台账
编号：XQ____-××××-____
楼栋/单元：____  房间号：____  出租人/产权人：________
┌────┬────────┬────┬────────┬──────────┬────────────┬──────────┬──────────────┐
│ 序 │  姓名  │性别│ 出生日期│ 身份证号  │ 户籍地址    │现居住地址 │ 居住事由/    │
│ 号 │        │    │        │          │            │          │ 来本地日期   │
├────┼────────┼────┼────────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────────┤
│  1 │        │    │        │          │            │          │              │
├────┼────────┼────┼────────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────────┤
│  2 │        │    │        │          │            │          │              │
└────┴────────┴────┴────────┴──────────┴────────────┴──────────┴──────────────┘
联系电话：________  工作单位：________  是否持居住证：□是（编号：____）□否
同户成员：姓名____ 关系____  姓名____ 关系____
离走/变更情况（含日期）：________________________________
登记人签字：________  核对人签字：________  登记日期：____年__月__日

09.与上级系统的衔接

电子台账里的那些数据, 必须得按照各个区县提出的那种要求去办。通常情况下, 每个月都要做一次操作。需要把数据导进那个叫全国流动人口管理服务平台的系统里去。如果这个平台用不了, 或者当地有别的系统, 就得导入到本省或者是本市的对应的流动人口信息管理系统里去。

统计口径是这样的, 流入人数是根据在本年内首次登记这个情况来计算的, 存量是根据季末在册这个情况来计算的, 流出是根据季内离走这个情况来计算的。

报送的路线是这样规定的, 先是由社区或者村这一级开始, 然后交到街道或者乡镇流动人口服务管理办公室去, 接着再送到区或者县流动人口服务管理局去, 最后会由市级或者是省级进行逐级的汇总处理, 至于具体每一个报送的时间节点是啥时候, 得看当年那个年度的工作通知是怎么说的。

本指南为基层实操参考。各省市、区县在字段设置、更新频次、系统对接等方面存在差异，执行时请以属地流动人口服务管理部门最新发布的台账模板及工作部署文件为准。