一、联席会议记录里头的核心要点, 那些东西。
所谓流动人口计划生育联席会议记录, 其实是卫健、、人社、市场监管这些有关的部门, 它们专门针对流动人口计划生育管理里面那些特别具体的问题, 先进行了讨论和商量, 最后弄出来的那种写在纸上的文件。
一份写得正规的记录表格, 它必须要把这几个方面的内容都清清楚楚地包括进去: 比如说开会的各种基本情况信息都要有, 还有哪些单位派人来了以及具体有哪些人参加都要写出来, 会议里谈了哪些话题和内容也要详细记录,最后定下来要做的事情是什么必须要明确流动人口计划生育联席会议记录, 谁负责去做这件工作也要分清楚, 以及必须在什么时间之内完成也得标上日期和时限。
二、这个记录的标准模板被定义为一套固定的格式。
XX区（县）流动人口计划生育联席会议第X次会议记录
会议基本信息
会议时间：20XX年X月X日X时X分至X时X分
会议举行的地点是在XX会议室这个地方。
会议的类别可以是常规的, 也可以是一时的。
召集单位：XX区（县）卫生健康局
主持人是XXX, 他的职务是什么, 他的名字是什么。
记录人：XXX
参会单位及人员
关于向您提交XX区卫生健康局: XXX（职务）、XXX。
XX区分局：XXX
XX区人力资源和社会保障局：XXX
XX区的市场监督管理局, XXX。
XX区住房和城乡建设局：XXX
那些缺席的, 具体是哪一些单位呢? 另外还要写清楚缺的原因。
会议议题
1. 关于第一个需要讨论的事情, 那就是XXXXX。
2. 关于第二个话题, 其内容具体为XXXXX。
3. 关于第三个议题, 其内容具体体现为xxxxx这个情况。
议定事项
（一）关于XXX问题
1. 议定内容：……
2. 责任单位是XX局, 这个情况要明确一下。
3. 协办单位：XX局
4. 需要在20XX年X月X日这个时间点之前, 把所有的工作全部完成。
5. 责任人：XXX
（二）关于XXX问题
……
其他事项
……
散会时间
XXXX年X月X日X时X分
记录审核
填写记录人的签名, 然后填写审核人的签名, 最后注明具体的日期。
三、在填写的时候需要把那些核心的要素给弄清楚了。
1. 时间的刻度要精确到分钟这一级别, 而且开始的时间还有结束的时间这两个点上面都必须要把具体的时刻给标注清楚。
2. 所有参加会议的人员, 都必须清楚地写明自己的单位名称、真实姓名以及当前的职务级别；如果确实存在无法出席的情况, 则需要在名单上明确说明缺席的具体理由。
3. 对于需要落实的决定事项, 一定要把责任主体、具体任务以及完成时间节点这三点说清楚, 坚决不要使用诸如“加强”或者“推进”之类的含糊不清的词汇。
4. 当文章里面牵扯到具体的数字或者那些法律政策里的具体条文规定的时候, 必须得把用来证明这些内容的来源文件编号给标注清楚才行。
5. 关于如何使用所谓的会议认为或者会议决定以及会议明确的这些规范性的表述这一件事, 是需要被明确下来的一个原则, 按照这个原则来说的话, 是不可以在里面出现属于个人主观方面的意见的这种内容的。
6. 等这活儿全部干完以后呢, 由那位主持的人去进行审查以及签字确认, 随后每一个参加这个会议的单位所派来的代表都要进行核实与确认, 最后再把相关的资料给装订归档起来。
7. 对于那些定期来召开的会议, 我们通常会让它们每隔一个季度或者说是过了半年就要开一次, 而且这种必须得给它们按顺序排上连续的数, 至于那些因为特殊情况才赶紧凑在一起开的临时性质的会议呢, 就应当在标题的里面清楚地把临时这两个字给写出来。
四、归档与使用
联席会议的记录, 要由负责召集的那个单位, 一般就是卫生健康部门, 来进行统一的归档处理。保存的时间长度, 不得少于10年这么长的岁月周期。这份记录本身, 是后续开展督查工作,还有进行年度考核以及责任追溯时候的原始依据。
各个相关单位必须按照事先议定好的时间期限来严格落实各项任务事项。等到下一次召开联席会议的时候流动人口计划生育联席会议记录, 对于任务完成的情况, 将进行逐项的通报告知。
